開発部だより 第３９１回
こんにちは、メール整理に時間をとられている丈二です。
ビジネスマンが１日に送受信するメールの平均は、受信が40通、送信が13通だそうです。
いったいこれらを処理するのに、どれくらいの時間を費やしているのでしょう。
さっと目を通すだけのメールも多くあるので、読む時間を１通あたり１分、
返信は文章を作成するだけでなく、読み返したり、ちょっと慎重になるので、
１通あたり５分と仮定してみます。
１分×40通＋５分×13通＝105分
１日の就業時間が7時間30分とすると、１日のうち、23％もメール処理だけ費やしていることになります。
みなさんも振り分け機能などを使って、工夫されていると思いますが、ここでは、
ビジネス雑誌やネットから拾ってきた、私の便利／ＮＧフレーズを紹介します。
このフレーズを自分の引き出しからすぐに取り出せる状態にしておくことで、
返信の５分を少しでも短くできれば．．．いろいろ工夫して早く帰りたいですね。
【１】○○の件で、ご相談させていただきたいことがあり、メールにて失礼します。
「メールにて失礼します」を入れることで、本当はお会いしてお願いすべきなのですが、という感じを伝えます。
【２】申し訳ありません。上司の指示でして・・・
上司のせいにして、やさしくお断り
【３】スピーディーなレスポンスで驚きました。ありがとうございました。
ほめて、相手の心をしっかりキャッチ
【４】先日ご連絡させていただきましたが、内容が分かりづらかったようで、あらためてご連絡させていただきました。
内容や表現方法をちょっと変えて、しっかり催促
【５】先日メールにてご連絡させていただいたのですが、その日、メールサーバーの調子が悪かったようで、心配になりましたので、再送いたします。
メールサーバーのせいにして、しっかり催促
【６】○○さんだけに相談／メールさせてください。
たすけてください
【７】○○さん、お力をお貸しください。
もう土下座
【ＮＧ１】【要返信】先日の検討事項について
件名で指示するな。
【ＮＧ２】お手すきのときに返信お願いします。
100％返信はありません。
【ＮＧ３】システムの仕様となりますので、よろしくお願いします。
それは分かった、でも何とかしてほしい。
たくさん届くメールですが、内容だけでなく「あっ、この表現は上手」、
「これを受け取ったら、やな感じ」という視点で読むと、どんどんフレーズがたまっていきますよ。
新人研修も終わり、フレッシュな新人のＯＪＴが始まった企業さんも多いと思います。
上記のようなことは２年、３年と実践を経験した社員さんに共有すると、すんなり
入っていくかもしれませんね。
新人教育だけでなく、２年目、３年目、主任研修などの企画をご検討されている場合は、
ぜひ、LMS学び〜ともそのひとつに加えてください。
