2018年05月21日

メールの便利フレーズとNGフレーズのご紹介

開発部だより 第391回


こんにちは、メール整理に時間をとられている丈二です。

ビジネスマンが1日に送受信するメールの平均は、受信が40通、送信が13通だそうです。
いったいこれらを処理するのに、どれくらいの時間を費やしているのでしょう。

さっと目を通すだけのメールも多くあるので、読む時間を1通あたり1分、
返信は文章を作成するだけでなく、読み返したり、ちょっと慎重になるので、
1通あたり5分と仮定してみます。

1分×40通+5分×13通=105分

1日の就業時間が7時間30分とすると、1日のうち、23%もメール処理だけ費やしていることになります。

みなさんも振り分け機能などを使って、工夫されていると思いますが、ここでは、
ビジネス雑誌やネットから拾ってきた、私の便利/NGフレーズを紹介します。
このフレーズを自分の引き出しからすぐに取り出せる状態にしておくことで、
返信の5分を少しでも短くできれば...いろいろ工夫して早く帰りたいですね。

【1】○○の件で、ご相談させていただきたいことがあり、メールにて失礼します。
「メールにて失礼します」を入れることで、本当はお会いしてお願いすべきなのですが、という感じを伝えます。

【2】申し訳ありません。上司の指示でして・・・
上司のせいにして、やさしくお断り

【3】スピーディーなレスポンスで驚きました。ありがとうございました。
ほめて、相手の心をしっかりキャッチ

【4】先日ご連絡させていただきましたが、内容が分かりづらかったようで、あらためてご連絡させていただきました。
内容や表現方法をちょっと変えて、しっかり催促

【5】先日メールにてご連絡させていただいたのですが、その日、メールサーバーの調子が悪かったようで、心配になりましたので、再送いたします。
メールサーバーのせいにして、しっかり催促

【6】○○さんだけに相談/メールさせてください。
たすけてください

【7】○○さん、お力をお貸しください。
もう土下座

【NG1】【要返信】先日の検討事項について
件名で指示するな。

【NG2】お手すきのときに返信お願いします。
100%返信はありません。

【NG3】システムの仕様となりますので、よろしくお願いします。
それは分かった、でも何とかしてほしい。

たくさん届くメールですが、内容だけでなく「あっ、この表現は上手」、
「これを受け取ったら、やな感じ」という視点で読むと、どんどんフレーズがたまっていきますよ。

新人研修も終わり、フレッシュな新人のOJTが始まった企業さんも多いと思います。
上記のようなことは2年、3年と実践を経験した社員さんに共有すると、すんなり
入っていくかもしれませんね。

新人教育だけでなく、2年目、3年目、主任研修などの企画をご検討されている場合は、
ぜひ、LMS学び〜ともそのひとつに加えてください。
posted by 丈二 at 14:18
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