開発部だより 第２８５回
ＯＬＩＯＮです。
開発事業部の中でも私は運用業務を主に担当しているのですが、その中で現在作業していることを紹介します。
ある試験システムの運用をしているのですが、今は、試験に使用するマークシートを顧客の指定したあるブロック単位で封筒に封入する作業を行っています。
作業としては、封入用の封筒に、試験会場名、試験の時限、受験番号のFROMとTOを印刷したラベルを貼付します。
次に、印刷会社から納入された受験番号とそのマークがあらかじめ印字されたマークシートを、その封筒に封入します。
その後、封筒の枚数が決められた枚数になっているか、受験番号は正しく、複数枚入っていることはないか、マークシートに折れや、汚れはないかのチェックを、チェックシートに沿って行い、納品するといった段取りになります。
この中で、まず受験番号のマークの印字ですが、以前は印刷会社より納入したマークシートに自社で印刷していたのですが、レーザープリンタを使用した単票印刷でしたので、マークの上下の多少のズレが発生します。
大きなズレは再印刷しますが、多少のズレはOMR装置での読取りで問題なく処理できるので、許容範囲を決めて納品していました。
しかし、試験の受験者からしてみると、このズレが気になり、顧客担当者にも毎回の試験で問題ないか問い合わせがあります。
そこで今年から、印刷会社が両端にスプロケット用穴の付いた連続用紙にドットインパクトプリンタでマークを印字し、その後で、単票に切断する作業をすることで、マークのズレが解消しました。
マークシート用紙作成費用は多少多くかかりますが、そのズレの確認と再印刷にかかる工数も減り、再印刷するために予備の用紙の用意をしていましたがそれも減るといったメリットがありました。
また顧客にとっても利点として、試験の受験者からの問合せもなくなりました。
効率化できた例です。
また、封入したマークシートについて、封入していた用紙をまた取り出して、その枚数が正しいか、数えることで対応していました。
そのため、数はあっていたが、それをまた封筒に戻す際に、封筒の中で折れが発生したり、汚してしまったりと、チェックすることでの弊害が発生しました。
これについては、デジタルの秤を使用するようにしました。
マークシートの重さで確認することで、中味を出さないで枚数が確認できるため、チェックすることでのリスクが減りました。
時間的にも削減され、効率化できた点です。
ただし、マークシートの受験番号が連番になっているかの確認は、1枚1枚目で確認する必要があります。
この確認については、封筒からマークシートを全部出さずに半分ほど出して確認するようにしています。
こうすることで、マークシートを誤ってほかの封筒に入れてしまうことを防ぐことができます。
効率化の面では、素早いチェックは大事ですが、そのために封入時にマークシートを折ったり、汚してしまうといったことがあってはなりません。
これを防ぐためには、半分取り出したマークシートを再び戻すときにゆっくりと封筒の継ぎ目にひっかからないようにすることも大事です。
ここは、効率化よりリスク回避を優先で行っています。
以上、運用作業では、常に改善案を検討していきたいと考えます。
OLIONの経験した・気づいたことシリーズ
○EXCELを運用で使用した際に経験したことについて
〇運用業務での手作業部分について
○データインポート処理で気づいたこと
〇バーコード読み取り作業で経験したことについて
〇EXCELを使用した際に経験したことについてＰＡＲＴ３
〇試験運用業務で経験したことについて
〇試験運用業務で経験したことについてＰＡＲＴ２
○データ作成業務で経験したことについて
