開発部だより 第232回
ＯＬＩＯＮです。
開発事業部の中でも私は運用業務を主に担当していますが、
今回は、ある顧客の会員全員に郵送した往復はがきについて返信はがきが届いたら、そこに印刷されているバーコードの会員番号を読み取って、ＡＣＣＥＳＳで作ったシステムのテーブルに格納する作業を行った際に経験したことを記述します。
昨年も同じ作業を行なったのですが、そのときは、バーコードの入力エリアを１つ用意して、そこにバーコードで会員番号が読み取られると、システム内で会員番号のチェックを行って返信情報テーブルに登録するようにしました。
登録されたら、画面に表示したと取込件数がすぐにアップされるようしたのですが、バーコード入力から返信情報テーブルへの登録までに時間がかかり、バーコード入力したにも関わらず返信情報テーブルに登録されないケースが出てしまいました。
届いた返信はがきの１０％くらいが登録されていない状況でした。
そのときは、返信情報を見て未登録の返信はがきを抽出することはしないで、
登録済みのはずのバーコードを再度入力して画面の件数がアップすることで、登録漏れが解消されていくことを確認しました。
今年は、昨年の苦い経験を経て、次のような運用に変えました。
まず、返信はがきを100枚単位で入力するため、100枚数えます。
それを、取込システムに直接入力するのではなく、ＥＸＣＥＬシートを用意してそこに入力するようにします。
入力し終わったら、100件入力されたかがＥＸＣＥＬシートで確認できます。100件より少なかったら、枚数がたりないか入力漏れが原因、
100件より多かったら、枚数が多いか重複入力が原因です。
その時点で解決が図れます。
ＥＸＣＥＬシートに入力した返信はがき100枚は表紙をつけ、ＥＸＣＥＬシートとの関連付けを行います。
後々、返信はがきを検索する必要があった際に役立ちます。
を繰り返した後、ＥＸＣＥＬシートのデータを取込システムの新たな機能として追加した会員番号一括入力用テーブルに貼り付けます。
「一括入力」ボタンをクリックして、返信情報テーブルに登録されます。わずか数秒で取り込まれます。
この方法の利点は、
１．ＥＸＣＥＬシートへの入力は、多人数での作業が可能。（実際に他部署の協力をえました。感謝
）２．ＥＸＣＥＬシートにデータが残るので、返信はがきに戻って調査することがほとんどない。
３．取込システムは、会員情報が閲覧可能なので、④⑤の作業者を特定することで、リスクを最小限にできる。
今回は、有効な運用改善ができました。
大事なのは、今回の運用についての改善事項を忘れないようにまとめておくことです。
（１年たつと忘れます。
）それが、来年の運用に生かされること大です。
